اصول نوشتن نامه اداری انگلیسی
با ظهور اینترنت و ایمیل، ارتباطات اداری شکل دیگری به خود گرفت، اما همچنان، گاهی مجبوریم نامه اداری بنویسیم. نوشتن نامه اداری انگلیسی اصول و قواعد مشخصی دارد که نگارندۀ نامه می‌بایست آن‌ها را بشناسد. فرم و ساختار نامه اداری به اندازه محتوای آن اهمیت دارد. به عبارت ساده، می‌بایست محتوای خوب را در قالب درست بریزید. نگارش هر کدام از قسمت‌های نامه اداری انگلیسی قواعد مشخصی دارد که برای نگارش یک نامه اداری خوب، می‌بایست آن‌ها را بشناسید. اگر مترجم هستید، برای ترجمه متن نامه رسمی، می‌بایست اصول آن را به خوبی بشناسید.
در این مطلب، هر آنچه باید در مورد اصول نگارش نامه اداری انگلیسی بدانید برای‌تان خواهیم گفت. با شبکه مترجمین ایران همراه باشید!
ساختار نامه اداری انگلیسی چگونه است؟
در نگارش نامه اداری، می‌بایست به ساختار نامه توجه داشته باشید. اما ساختار صحیح نامه اداری انگلیسی چگونه است؟
آدرس گیرنده و فرستنده
پیش از آن‌که شروع به نوشتن نامه کنید، نام و آدرس شرکت خودتان و همچنین، نام و آدرس گیرنده را در بالای صفحه بنویسید:
- آدرس شرکت خودتان را در گوشه بالا سمت راست بنویسید.
- آدرس و نام گیرنده را در گوشه بالا سمت چپ بنویسید.
تاریخ ارسال نامه
پس از نوشتن آدرس، تاریخ نامه را مشخص کنید. تاریخ کامل را سمت چپ نامه بنویسید.
شروع نامه با نام گیرنده
نامه اداری را با عبارت “. …Dear” آغاز کنید. اگر گیرنده را می‌شناسید، نامش را بنویسید و اگر او را نمی‌شناسید، از کلماتی مانند Sir یا Madam استفاده کنید.
پاراگراف اول: بیان هدف
در اولین پاراگرف، هدف‌تان را از نوشتن نامه مشخص کنید. در این قسمت، هدف‌تان را به طور مختصر بیان کنید، لازم نیست شرحی مفصل بنویسید.
برای مثال، می‌توانید بگویید:
‘….I am writing to inform you that’
سعی کنید در این بخش، به سراغ واژگان تخصصی و اصطلاحات پیچیده نروید، حتی اگر موضوع نامه‌تان پیرامون مباحث تخصصی است. بدین ترتیب، حتی اگر منشی دفتر شخص مورد نظرتان نیز آن را خواند، متوجه منظور شما و اهمیت نامه‌تان بشود.
پاراگراف دوم و سوم: طرح جزئیات بیشتر
در پاراگراف دوم و سوم، به جزئیات بیشتر اشاره کنید.
برای مثال، بنویسید:
‘…In response to this, the business would like to’
در ذکر جزئیات، از کم‌گویی و اضافه‌گویی بپرهیزید. جزئیات را تا جایی بنویسید که حق مطلب را ادا کند. به عبارت، جزئیات نه باید آنقدر زیاد باشد که حوصله خواننده نامه را سر ببرد، نه باید آنقدر کم باشد که خواننده متوجه منظورتان نشود.
پاراگراف آخر: طرح درخواست یا پیشنهاد
در پاراگراف آخر، پیشنهاد یا درخواست مورد نظرتان را مطرح کنید:
برای مثال:
‘…Please complete the attached form and return to us’
در این قسمت، سعی کنید بیش از یک راه ارتباطی را برای دریافت پاسخ مشخص کنید. برای مثال، علاوه بر آدرس ایمیل، شماره تماس‌تان را نیز بنویسید.
انتهای نامه
و اما می‌رسیم به انتهای نامه:
اگر در ابتدای نامه، نام گیرنده را نوشته‌اید، آن را با عبارت ‘Yours Sincerely’ به پایان برسانید.
اگر نامه را با کلمات Sir یا Madam آغاز کرده‌اید، آن را با ‘Yours Faithfully’ تمام کنید.
در تصویر فوق، نمونه صحیح نامه اداری انگلیسی را مشاهده کنید.
مخفف‌های رایج در نامه‌‌نویسی انگلیسی
در نامه‌های انگلیسی، یک سری مخفف‌ها به کرّات استفاده می‌شوند.
در جدول زیر، یک سری از این مخفف‌ها را برای‌تان گفته‌ایم:
| cc | carbon copy | ارسال نامه به بیش از یک نفر |
| .Enc | enclosed | ارسال اسناد دیگر به همراه نامه |
| pp | per procurationem | امضای نامه از طرف شخص دیگرامضای نامه از طرف شخص دیگر |
| PS | postscript | اضافه کردن مطلبی بعد از امضا |
نکات مهم در مورد نوشتن نامه اداری
- محتوا باید مرتبط باشد. از نوشتن مطالب و جمله‌های غیرمرتبط با موضوع اصلی نامه بپرهیزید.
- مطمئن شوید نامه‌تان حق مطلب را ادا می‌کند.
- اطمینان حاصل کنید که در متن نامه‌تان هیچ‌گونه غلط دستوری، ویرایشی و املایی وجود ندارد.
- لحن نامه اداری باید مودبانه باشد. لحن نامه تأثیر مهمی بر درک خواننده از نامه‌تان خواهد داشت. بنابراین، در انتخاب لحن بسیار دقت کنید.
سخن آخر
اگر به هر دلیلی، به فکر نوشتن نامه اداری به انگلیسی یا ترجمه نامه اداری هستید، می‌بایست اصول مربوط به آن را بشناسید. در قسمت بالای نامه، سمت راست نام و آدرس خودتان را بنویسید و در سمت چپ، نام و آدرس گیرنده را بنویسید. سپس تاریخ نگارش نامه را مشخص کنید. پس از آن با عبارت “…Dear” نامه را آغاز کنید. در پاراگراف اول، هدف‌تان را بیان کنید، در پاراگراف‌های بعدی، جزئیات بیشتر را بیاورید و در پاراگراف آخر، پیشنهاد یا درخواست‌تان را مطرح کنید. در نهایت نیز، نامه را امضا کنید. علاوه بر این‌ها، یادتان باشد نامه اداری انگلیسی می‌بایست مرتب، خوانا و بی‌خطا باشد. در واقع، نامه اداری باید عاری از اشتباهات املایی، دستوری و ویرایشی باشد. بنابراین، پیش از آن‌که نامه را در پاکت نامه بگذارید، آن را یک بار مرور کنید تا هیچ اشتباهی در آن باقی نمانده باشد.
